私自身、以前は中小企業で事務職とWebマーケティングを兼任していました。
本業とWebマーケ、どちらも重要で「早くやってほしい」と言われる中、どうやってタスクの優先順位を決めるのか、日々悩みました。
今回はそんな私が実際に行っていた手帳を使ったタスク管理術や、Asanaを活用した効率アップの方法をご紹介します。
まずは悩みを整理する
- 本業とWebマーケ、どちらの業務も優先度が高い
- 上司に聞いても「全部早くやって」「マーケティングは良く分からない」と言われてしまう
- 相談できる相手がいなくて孤独を感じる
どれも、兼任マーケターにとってはよくある悩みだと思います。
私も同じように悩みながら、でも奮起し試行錯誤を繰り返しました。
手帳を使ったタスク管理術
アナログな方法ですが、手帳を活用したタスク管理は始めやすいと思います。
手帳じゃなくても、ノートでも良いんです。
私は「ほぼ日手帳」を愛用しています。お気に入りの手帳を使うだけでハッピーな気持ちになれます。
手帳のタスク管理術のポイント
１. とにかくメモる
仕事中はどこへ行くにも、必ず手帳を一緒に持ち歩いていました。
依頼されたこと、浮かんだアイデア、気になったこと、など、とにかくメモっていました。
２.手帳内でメモする場所を決めておく
例えば、仕事を依頼されたら、必ず「納期」を確認します。
確認した納期の日付のページに依頼された仕事内容を書き込みます。「納期」から「着手日」を逆算し、着手日の日付に着手することを書き込みます。
３.始業時にその日の優先順位を確認
毎朝始業時に手帳を開き、その日にやるべきタスクの優先順位を決めます。急ぎのタスクや重要度の高いタスクを上位に持ってくることがポイントです。
とにかく手帳に記録することで、頭の中で覚える必要がなくなるので疲れないし、タスクを整理できるのもメリットです。
「忘れてた！」「間に合わない！」って状況にならないよう工夫していました。
Asanaの活用
手帳のタスク管理に慣れてきたら、次はタスク管理ツールのAsanaを試してみるのもおすすめです。
Asanaの魅力
なんといっても「タスクを可視化できること」じゃないでしょうか。
そして、タスクを完了したら、ポチっと完了ボタンを押す楽しさと達成感もあります。
「タスクを完了する」をポチッと押した瞬間に、画面に花火やお祝いのアニメーションが流れることもあり、お祝いされた気分になります。孤独な兼任マーケターはきっと癒されるはず。
もし本業と兼任でマーケ担当をしている場合、タスクを色分けして視覚的に管理すると「どれだけのタスクがあるか」が一目でわかります。
たとえば、下記の図のような感じ。
本業は赤、マーケは水色、でAsanaにタスクを入れた場合、こんな感じになります。
2/11（火）と2/28（金）はタスクが重なって忙しそうですよね。
なので、タスクが入っていない2/17（月）、2/25（火）に前倒しでできるタスクに着手しようか、など計画を立てられるようになります。
タスクにはサブタスクも入力でき、細かいやるべきことを入力できます。
これ、サブタスクをうまく使えば、新人さんや部署移動してきた方にもやるべきことを正確に伝えられて、すごく便利です。
「初めてやる仕事だけど、Asanaのサブタスクを上から順番にやっていけばできるよ」で済んじゃいます。
やるべきタスクを俯瞰して確認でき、タスク管理ができるのがAsanaの魅力です。
チームでも共有できると最高ですよね。
チームで使えば、上司や同僚とタスク状況を共有しやすくなります。（デジタルルールに苦手意識があるとちょっと大変ですが…）
Asana Personalプランの場合は無料で10人まで利用できます。私もこの無料プランを使っています！
優先順位を決めるコツ
仕事の優先順位をつけるには、プロジェクト全体像を理解しないといけません。私が実際にやっていた方法をお伝えします。
その１：緊急・重要タスクと苦手なものを優先
緊急度が高いタスクは即対応します。納期直前の資料作成、顧客対応、トラブル対応などです。
上司から「どうなってる？」と聞かれる前に、報告するよう心がけていました。
また、自分が苦手なものも優先的に着手するようにしていました。自分の理解度が低い仕事、手間がかかり面倒な仕事などです。
緊急性がなければすき間時間で進めます。次回からどうすれば苦手意識をなくせるか、も同時に考えながら克服ポイントを記録しつつ、コツコツ計画的に進めました。
その２：１日のスケジュールを決める
始業時に、翌日、翌々日のタスクも確認して、当日やるべきタスクの優先順位を決めます。
午前で仕上げるべきタスク、当日中でOKなタスクを判断し、１日の予定をざっくり立てます。
その３：バランスを意識する
「本業：マーケ＝３：１」など、自分なりのバランス基準を作りました。
会社の方向性で、その都度バランスを調整します。なかなか難しいですけど。
心の負担を軽くする方法を身につける
私は兼任でWebマーケを担当していたので、ちょっとしたことも相談、報告できず、いつも孤独を感じていました。
それでも少しずつ前に進めていたのは、タスクを完了する達成感を味わっていたからです。
この仕事が終わったら、今夜はビールを飲もう。それまで頑張ろう」とか。
夜ビールを飲みながら自分をねぎらったりしていました。
あと、社外のオンラインコミュニティで「タスク完了した！」と報告をして「お疲れ様～！」とコミュニケーションも取っていたのも良かったです。
同じWebマーケをやっている担当者同士だからこそ、共感でき、励ましあえました。悩んでいるのは自分だけじゃないと感じられることで気持ちが楽になりました。
まとめ：1mmでもいいから前に進もう
兼任マーケターとして、本業もマーケも頑張るのは本当に大変です。
でも、１日の中で１mmでも進むことを目指してみてください。その積み重ねが将来自分のキャリアにつながります！
まずは、手帳やノートを用意してタスクを書き出すところから始めてみましょう。
タスク管理ツールもAsana以外にたくさんあります。まずは無料で始められるものから使ってみるのも良いですね。
