会社員時代、事務職と兼任でWebマーケ担当をやっていた私。
利用していたMAツールのベンダーさんから、メルマガ配信の取り組みをオンラインイベントで発表してほしい、と登壇のご依頼をいただいたことがありました。
もちろん登壇するのは初めて。普段、人前で話す機会すらなかった私は、チャレンジしたい気持ちと、不安内持ちでいっぱいでした。
でも、いざやってみたら、意外と落ち着いて話せたんです！
そのカギは、事前準備。
「これで大丈夫！」と思えるくらい準備をしておくことが、当日落ち着いて話すためのポイントでした。
この記事では、初めて登壇する方や、オンラインでプレゼンが初めての方に向けて、私が実際にやったZoom登壇の事前準備を紹介します。
環境の準備（通信＆音声トラブル対策）
オンラインセミナーやイベントで一番怖いのが、通信や音声のトラブル。
登壇中にインターネットが不安定になったり、音声が途切れたり、ハウリングしたり…。これは視聴者にとってはかなりストレスになります。
まず最初に確認したのが、会社の通信環境でした。
通信環境を安定させる
登壇する部屋を決め、その部屋のインターネット速度や安定性を確認します。
インターネット速度の調べ方・速さについては、次の記事を参考にしてください。
最初は会社のWi-Fiを使うつもりでしたが、日によって通信環境が不安定になったため、ルーターの位置を確認すると、登壇する部屋から離れていることが分かりました。
Zoom中に「インターネット環境が不安定です」と表示されると、それだけで焦るし、平常心ではいられません。登壇者が途中で落ちるのだけは絶対に避けたい！有線LANを使うことにしました。
この方法は、アナログだけど一番確実なのでおすすめです。
「Wi-Fiしかない…」という場合は、ルーターの近くで登壇する、他のデバイスのWi-Fiをオフにするなど、少しでも安定させる工夫をすると良いと思います。
ハウリング対策
私の登壇は、社内の担当者と２人での登壇だったので、ハウリングが心配でした。
同じ部屋で複数のPCからオンラインミーティングに参加したとき、「キーン」と耳障りな音が響いてあわてた経験、ありませんか？
ハウリングは、マイクがスピーカーの音を拾って、その音をまたマイクが拾う、を繰り返して起きる現象です。
１人で登壇する、もしくは別室でそれぞれZoomに参加すればハウリングの心配はないのですが、有線LANを使うため、２人とも同じ部屋から参加せざるを得ませんでした。
そこで、ハウリング対策は下記のようにしました
- 同じ部屋でなるべく離れて座る
- ２人ともヘッドセットを使う
これで同じ部屋でもハウリングせず、視聴者にストレスを与えないクリアな音声を届けられました。
画面共有＆見え方チェック
登壇でパワーポイントなどスライドを使うなら、「画面共有」を事前に練習しましょう。
画面共有とは、自分のデバイスの画面を他の参加者と共有する機能です。
画面共有の操作にもたつくと、視聴者は集中が切れてしまい、焦りから自分の心も乱れ、登壇にも影響が出てしまいます。
スムーズに操作できるように、不安がなくなるまで練習しましょう。
さらに視聴者からの「見え方」もチェックします。私は、Zoomで画面共有されたことはあっても、自分ではしたことがなかったので「自分の画面が相手にどう映るのか？」が気になりました。
１人で画面共有の見え方を確認する方法（Zoom編）
※PCとスマホ、を例に解説します。
①Zoomで無料アカウントを作成します。
②PCからZoomにログインしたら、「ミーティング」＞「パーソナルルーム」へ。
③招待リンクをコピーし、自分のスマホへ送信。（私はslackの自分あてにDMしました）
④PC側で「開始」をクリック。ホストになります。
⑤スマホに送った招待リンクをクリックして入室。入室すると、ホストに「〇〇さんが入室したよ～」と通知が来るので「許可」
⑥入室しました。
⑦PCでパワーポイントの資料を画面共有し、スマホからの見え方を確認します。
Zoomのアカウントを作るのが少し手間ですが、無料なので試す価値はあります。
私は最初、「デスクトップ全体」を画面共有したのですが、
- 余計な通知やブラウザのタブまで共有されてしまう
- 発表者ツールで画面共有すると、視聴者にノートもすべて丸見え
ということに気づき、画面共有の方法を「詳細」＞「画面の一部分」で共有しました。
使うWeb会議ツールによって画面共有のボタンの位置や、仕様が少し違うので、本番と同じWeb会議ツールで試すことをおすすめします！
プレゼン資料作成とリハーサル
登壇の時に投影する資料は準備することがほとんどだと思います。
（資料の作り方等は参考になるサイトがたくさんあるので、そちらを参考にしてください。）
私が気にしたのは、時間配分とスライドの切り替えのタイミング。
与えられた登壇時間に収まるよう、最初にざっくりスライドを作ったら、実際に時間を測りながら話してみて、指定された時間よりも、少し短めに収めるように調整しました。
実際にリハーサルをして分かりましたが、話しながら次のスライドに切り替えるのも、意外と難しいものでした。
複数人で登壇する場合も、本番を想定してリハーサルを行いましょう。お互いの進行内容や、スライド操作のタイミングなど事前にすり合わせしておくと安心できます。
まとめ
登壇のお話をいただいたとき、「経験の少ない私が話しても大丈夫かな」って不安でした。
でも、登壇後の視聴者からのアンケートを確認すると、実務者のリアルな取り組みや工夫こそ、誰かのヒントになるんだと気づきました。
せっかく声をかけてくれたベンダーさんや、視聴者にも失礼のないように、もじもじせず、とにかく楽しくやろう！と思って臨んだのも良かったです。
